Il rinnovo delle licenze Atlassian è il momento utile per verificare l'allineamento tra la piattaforma, il numero di utenze, le applicazioni utilizzate e le esigenze aziendali. L'analisi delle modalità di utilizzo e del piano sottoscritto può far emergere opportunità di ottimizzazione dei costi, revisione delle utenze e adeguamento delle funzionalità alle necessità attuali. Ne abbiamo parlato nella nuova puntata di Pit Stop con Valentina Lombardo, Account Manager di Atlassian, e Valerio Ferrero, Partner Manager di Sourcesense.
Che cosa succede quando una sottoscrizione arriva a scadenza
Il rinnovo avviene quando una sottoscrizione cloud arriva alla scadenza e deve essere confermata per un nuovo periodo. Nel modello Atlassian Cloud, gli abbonamenti annuali sono organizzati per fasce di utenti: il costo dipende dal numero di utenze comprese nella fascia sottoscritta. Il rinnovo diventa quindi anche il momento in cui verificare il numero effettivo di utenti, valutare il piano adottato e apportare eventuali modifiche.
Le fasce di utenti e l'impatto sui costi
Uno degli elementi da considerare è la crescita del numero di utenti nel corso dell'anno.
Quando il numero di utenze supera il limite della fascia sottoscritta, al rinnovo viene applicata la fascia successiva, con un conseguente aumento del costo. La crescita delle utenze non è necessariamente legata a un aumento strutturale dell'organizzazione. Possono contribuire anche accessi aggiunti nel tempo, cambiamenti di ruolo o utenze che continuano a risultare attive pur non essendo più utilizzate in modo significativo. Per questo, prima del rinnovo è importante distinguere tra utenze censite e utenze effettivamente utilizzate.
Un'ulteriore variabile riguarda le soglie minime previste da alcuni piani. Il piano Enterprise, ad esempio, richiede una base utenti ampia per essere attivato. La valutazione del piano deve quindi essere sempre collegata al numero reale di utenze e alle esigenze dell'organizzazione.
Perché iniziare 120 giorni prima
Sul cloud, la gestione del rinnovo richiede soprattutto una pianificazione adeguata. Atlassian indica una finestra di circa 120 giorni prima della scadenza, utile per analizzare tre elementi fondamentali:
- Le utenze effettivamente attive. Il dato da considerare non è soltanto il numero di utenti censiti, ma il loro effettivo utilizzo degli strumenti.
- Le applicazioni del Marketplace. Nel tempo possono accumularsi applicazioni non più utilizzate, funzionalità sovrapposte o strumenti adottati per esigenze temporanee. La loro revisione consente di individuare eventuali costi non più giustificati.
- Il piano sottoscritto. Standard, Premium ed Enterprise rispondono a esigenze differenti. Il piano più adatto in passato potrebbe non essere più coerente con l'attuale organizzazione, sia in termini di funzionalità sia di numero di utenti.
I casi che richiedono una valutazione specifica
Non tutti i rinnovi seguono lo stesso percorso. Alcune situazioni richiedono una pianificazione specifica, come nel caso del passaggio da data center a cloud, dei contratti pluriennali e della riduzione degli utenti con variazione di piano.
Da Data Center al cloud
Per le organizzazioni che utilizzano ancora Atlassian Data Center e stanno valutando il passaggio al cloud, il tema non è soltanto il rinnovo della licenza, ma la pianificazione di una migrazione. Le licenze Data Center possono essere rinnovate fino al 28 marzo 2029, mentre l'acquisto di nuove licenze, app ed espansioni per i clienti esistenti si conclude il 30 marzo 2028. La disponibilità di una finestra temporale ampia non elimina però la necessità di pianificare il percorso. Una migrazione richiede infatti assessment, progettazione, valutazione delle applicazioni e gestione del passaggio operativo.
Atlassian mette inoltre a disposizione, in determinate condizioni, crediti sul valore residuo della licenza Data Center e possibili sconti fedeltà per le organizzazioni che completano la migrazione al cloud entro le scadenze previste. Gli incentivi sono soggetti all'approvazione di Atlassian e devono essere verificati caso per caso.
I contratti pluriennali
I contratti cloud pluriennali rappresentano un'ulteriore possibilità per le organizzazioni con una previsione stabile del numero di utenti e delle proprie esigenze. Questa soluzione viene richiesta attraverso un partner e richiede l'approvazione di Atlassian. Per questo motivo deve essere valutata e impostata con adeguato anticipo rispetto alla scadenza del contratto.
Riduzione delle utenze e cambio di piano
Un altro scenario frequente riguarda la necessità di ridurre il numero di utenti e, contemporaneamente, passare a un piano superiore. Questa combinazione non è automaticamente applicabile nello stesso ciclo di rinnovo. La compatibilità tra riduzione della fascia e upgrade del piano deve essere valutata caso per caso con Atlassian e pianificata con sufficiente anticipo.
Il valore dell’assessment prima del rinnovo
Il rinnovo può diventare un'occasione per verificare quanto la piattaforma Atlassian sia ancora allineata alle esigenze dell'organizzazione. In Sourcesense, il percorso parte dall'analisi delle utenze effettivamente attive, dei team che utilizzano Jira, Confluence e Jira Service Management e delle modalità di utilizzo degli strumenti. L'assessment considera inoltre la configurazione dell'istanza, le automazioni e le applicazioni del Marketplace installate, con l'obiettivo di individuare eventuali duplicazioni, strumenti non più utilizzati e margini di ottimizzazione.
In uno dei casi seguiti recentemente dal nostro team, ad esempio, si evidenziava una crescita delle licenze Confluence superiore a quella delle licenze Jira. L'analisi ha permesso di individuare numerosi accessi in sola lettura non più necessari e di consolidare le utenze effettive. Parallelamente, l'azienda ha potuto adottare un piano superiore per le funzionalità realmente necessarie, migliorando i controlli di sicurezza e gli SLA e contenendo l'incremento dei costi legato al rinnovo.
Domande frequenti
Che cos'è il rinnovo di una licenza Atlassian Cloud?
È il momento in cui una sottoscrizione cloud arriva a scadenza e viene confermata per un nuovo periodo. Rappresenta anche un'opportunità per verificare il piano sottoscritto, il numero di utenti e le applicazioni utilizzate, apportando eventuali modifiche prima della nuova sottoscrizione.
Quanto tempo prima conviene iniziare a lavorare al rinnovo?
È consigliabile iniziare circa 120 giorni prima della scadenza. Questo intervallo consente di analizzare le utenze attive, le applicazioni del Marketplace e il piano sottoscritto, oltre a valutare eventuali modifiche o percorsi di migrazione.
Come funzionano le fasce di utenti di Atlassian Cloud?
Le sottoscrizioni annuali sono organizzate per fasce di utenti. Il costo viene determinato sulla base della fascia che comprende il numero di utenze attive. Se durante l'anno il numero di utenti supera il limite previsto, al rinnovo viene applicata la fascia successiva.
Fino a quando è possibile rinnovare le licenze Atlassian Data Center?
Le licenze Data Center possono essere rinnovate fino al 28 marzo 2029, mentre l'acquisto di nuove licenze, app ed espansioni per i clienti esistenti termina il 30 marzo 2028. Per le organizzazioni che stanno valutando il passaggio al cloud, è quindi importante considerare la migrazione come un progetto da pianificare con anticipo.
Sono previsti incentivi per il passaggio da Data Center al cloud?
Atlassian prevede, in determinate condizioni, crediti sul valore residuo della licenza Data Center e possibili sconti fedeltà per le organizzazioni che completano la migrazione entro le scadenze previste. Gli incentivi sono soggetti all'approvazione di Atlassian e devono essere verificati caso per caso.
È possibile ridurre gli utenti e passare a un piano superiore nello stesso rinnovo?
Non è un'operazione automatica. La combinazione tra riduzione della fascia utenti e upgrade del piano deve essere valutata caso per caso con Atlassian e pianificata con sufficiente anticipo rispetto alla scadenza.
Per l'assessment che precede il rinnovo, per la configurazione delle utenze e per definire un percorso adatto alle esigenze organizzative della tua azienda, contattaci: siamo Platinum Partner Atlassian!