Jira è uno dei pochi tool per la gestione dei progetti ad avere una sezione user friendly per la creazione (e gestione) dei workflow. I workflow personalizzati rappresentano una delle funzionalità di Jira più versatili e strategiche, ma spesso vengono utilizzati poco o configurati in modo non ottimale. Eppure, un workflow ben strutturato può aumentare significativamente l'efficienza operativa, migliorare la tracciabilità delle attività e favorire la collaborazione tra i team.
Un workflow in Jira è la rappresentazione visiva e logica delle fasi attraverso cui passa un’attività, dalla sua creazione alla chiusura. Ogni workflow è costituito da:
Personalizzare un workflow significa adattarlo al contesto operativo dell’organizzazione, modellandolo sui processi effettivi. Per esempio:
Ogni team ha un proprio modo di lavorare. C’è chi gestisce task con cicli di revisione rigorosi, chi lavora in sprint rapidi, chi invece segue processi più lineari ma articolati. Ecco perché affidarsi a un workflow generico spesso non basta.
Personalizzare un workflow in Jira significa tradurre la realtà operativa del team, che utilizza il system of work di Atlassian, in uno strumento che la supporta davvero: uno schema che riflette fedelmente le fasi di lavoro, rende immediato capire a che punto del processo si è, e riduce la necessità di interventi manuali superflui.
Quando ogni stato e ogni transizione rispecchiano il processo reale, è più facile mantenere la rotta, evitare errori e lasciare che siano le automazioni a occuparsi delle attività ripetitive. Non si tratta solo di efficienza: è una questione di controllo, chiarezza e continuità operativa.
Jira offre la possibilità di partire da workflow template preconfigurati. Ad esempio, soluzioni come Atil (Atlassian Template for ITSM Lifecycle) forniscono modelli pronti all’uso per la gestione dei principali processi ITIL, con workflow già strutturati secondo criteri di tracciabilità, approvazione e ruoli.
La costruzione di un workflow personalizzato in Jira richiede un approccio strutturato. Ecco i passaggi principali:
Prima di operare in Jira, è utile visualizzare il percorso effettivo di un’attività nel team: quali sono gli stati rilevanti, quali gli snodi decisionali, quali i passaggi obbligatori.
All’interno di Jira, da Amministrazione > Schemi > Workflow si crea un nuovo workflow oppure se ne duplica uno già esistente come base di partenza.
È possibile inserire gli stati che rappresentano con precisione le fasi operative del team. Ogni stato deve avere almeno una transizione in entrata e una in uscita.
Ogni transizione può essere arricchita da logiche avanzate:
Dopo aver completato la configurazione, il workflow può essere testato in un ambiente di prova prima di essere pubblicato e associato ai progetti desiderati.
Una volta completata la personalizzazione, è possibile aumentare l’efficienza attraverso le automazioni di Jira. Queste permettono di ridurre gli interventi manuali e garantiscono la coerenza nei processi.
Esempi di automazioni utili:
La sezione Jira Automation include un editor visuale drag & drop e numerosi template predefiniti che facilitano l’adozione anche da parte di utenti non tecnici.
Ogni contesto ha le sue logiche, i suoi colli di bottiglia, le sue abitudini operative. E proprio per questo, anche in Jira, non esiste un modello universale: ciò che funziona per un team può essere un limite per un altro. Dallo sviluppo software al supporto IT, passando per team marketing, stati, transizioni e automazioni possono essere combinati in modi molto diversi, adattandosi con precisione alle specificità operative di ciascun gruppo di lavoro. Ad esempio, nel supporto tecnico la priorità è gestire le richieste in modo tracciabile, senza lasciare nulla in sospeso. Un workflow possibile potrebbe partire da Nuovo, passare In lavorazione, In attesa utente (quando serve un riscontro), e concludersi con Risolto o Chiuso.
Per evitare che i ticket rimangano bloccati indefinitamente, è possibile inserire un’automazione semplice ma utile: se un’attività resta nello stato Risolto per oltre 5 giorni senza risposta, Jira la chiude automaticamente. Una regola che mantiene il sistema pulito e riduce il rischio di backlog non aggiornati.
In un contesto di sviluppo, invece, immaginando un workflow tipico che parte da uno stato iniziale To Do e attraversa le fasi operative di In Progress, In Review e In QA e si conclude con la chiusura dell’attività in Done, la transizione verso In Review può essere vincolata alla presenza di una Pull Request associata: in questo modo si evita che vengano avviate revisioni prima del necessario.
Inoltre, una volta che un task entra nello stato In QA, Jira può notificare automaticamente il team di test e garantire una gestione fluida delle consegne tra chi sviluppa e QA. Inoltre, con l’introduzione dell’AI di Atlassian, è possibile anche scrivere in linguaggio naturale ciò che si vuole ottenere e sarà l’AI ad occuparsi di tradurre automaticamente ciascuna richiesta nella corrispondente regola di automazione.
Anche i workflow ben progettati possono generare inefficienze. Ecco alcuni errori ricorrenti:
Un buon workflow dovrebbe essere snello, coerente e facilmente comprensibile da tutti i membri del team. Se desideri supporto per configurare i tuoi workflow in Jira o per implementare altri strumenti della suite Atlassian, contattaci!