Molte imprese si interrogano su come utilizzare la suite Atlassian per semplificare, o meglio per automatizzare i propri processi aziendali.
Per comprenderne l’essenza, occorre elevare il punto di osservazione e domandarsi quale sia il filo conduttore che attraversa l’intera suite applicativa Atlassian, ovvero l’elemento di congiunzione tra prodotti come Jira Software, Confluence e Trello.
Verso un nuovo paradigma di lavoro
L’obiettivo della suite è la digitalizzazione del modello di lavoro e dei processi aziendali, supportata da un approccio nativamente agile, moderno e collaborativo. In altri termini, Atlassian fornisce soluzioni che fanno evolvere le imprese a 360 gradi e abilitano modelli smart di lavoro sfruttando le potenzialità del digitale e promuovendo nuovi livelli di collaborazione tra le risorse.
L’evoluzione prevista non è soltanto culturale e organizzativa, ma anche di produttività e di efficienza: riunire tutta la workforce in ambienti virtuali nei quali portare avanti i task e i workflow in forma collaborativa (tipico caso di Jira e Confluence) determina più produttività, efficienza, rapidità nell’esecuzione dei task e abbattimento degli errori.
Automatizzare i processi aziendali: l’approccio sistemico di Atlassian
Automatizzare i processi aziendali è un’ambizione insita in tutto il percorso di trasformazione digitale. Come anticipato, le aziende si aspettano che le soluzioni innovative alimentino la produttività abbattendo tutta l’inefficienza delle procedure e dei task manuali, a prescindere dal fatto che si tratti di una pipeline di sviluppo del software, di procedure di gestione dei ticket interni o di un processo di approvazione dei contenuti marketing. L’automazione è lo step finale di un processo che parte con la dematerializzazione di documenti e procedure e, passando attraverso la digitalizzazione, conduce le aziende verso un modello data-driven.
La suite Atlassian, che copre svariate aree di produttività aziendale, fa dell’automazione il proprio cavallo di battaglia, adottandola sia a livello di singoli prodotti che di ecosistema, di piattaforma. La flessibilità delle singole soluzioni rende pressoché impossibile predefinire un set di automazioni e renderlo immutabile, sia che questo riguardi Confluence, Jira o altri applicativi. Gli utenti, cioè le aziende, sono tutti diversi, gestiscono i processi in modo differente, richiedono personalizzazione e capacità di adattamento rapido a stimoli interni ed esterni. Per questo motivo, l’azienda ha risolto il problema mettendo a disposizione degli amministratori un vero e proprio tool di automazione che consente di creare workflow e automatizzarli con un approccio No Code, ovvero aperto a utenti non tecnici.
In questo modo, non solo i tempi di implementazione si accorciano, ma si estende il più possibile la fruibilità dello strumento abbassando il livello di competenza tecnica necessario e sollevando l’IT (già oberato di suo) dalla progettazione e sviluppo delle automazioni.
Nella sua essenza, il meccanismo adottato dall’azienda australiana è semplice poiché opera con la logica di automatismi if-this-then-that: vengono definite regole, condizioni e trigger, al cui verificarsi l’automazione si attiva. Qualche caso d’uso concreto, prendendo ad esempio Jira Service Management e Confluence:
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In Jira Service Management, l’automazione può essere impiegata per creare, assegnare e chiudere i ticket di supporto. Per esempio, è possibile impostare delle regole di assegnazione automatica intelligente dei ticket legate a regole, ma anche a obiettivi come un’equa suddivisione del carico o la valorizzazione delle capacità dei singoli operatori. A tutto ciò si aggiungono altre fattispecie concrete che semplificano i flussi di lavoro come lo spostamento automatico da uno stato all'altro in base a determinate condizioni, la creazione automatica di sub-task o l’invio di notifiche ai supervisori per segnalare la chiusura di un workflow o specifiche assegnazioni.
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In Confluence (Premium), l’automazione viene ovviamente impiegata per abbattere il più possibile le operazioni routinarie manuali nei vari workflow. L’estensione funzionale del tool, che come detto è la virtualizzazione di un intero workspace, nonché il suo impiego in realtà ampie, distribuite e complesse, può determinare situazioni di confusione se i vari spazi, pagine, progetti e processi non vengono governati in modo appropriato. E molta di questa “appropriatezza” dipende dalla capacità di automatizzare tutto ciò che rientra nelle attività ripetitive.
La stessa Atlassian ha recentemente individuato alcuni top use cases, suddividendoli in quattro aree: workflow, organizzazione degli spazi, promemoria (notifiche) e setup degli spazi. Nella prima categoria rientrano tutte le automazioni che semplificano la gestione del ciclo di vita dei contenuti, tra cui – per esempio - l’invio di messaggi ai responsabili di progetto a seguito della variazione di stato della pagine, così da sollecitare le procedure di approvazione; della seconda fanno parte le automazioni che controllano regolarmente la presenza di contenuti obsoleti al fine di richiederne un aggiornamento o di archiviarli per mantenere sempre ordinati e rilevanti i contenuti del workspace. Di semplice interpretazione la categoria dei “promemoria” (notifiche per assegnazione, scadenze, priorità…), mentre risulta di particolare interesse, soprattutto nelle realtà più ampie, quella relativa alla standardizzazione dei contenuti dei nuovi spazi. Applicando dei template custom, le aziende possono infatti ottenere consistenza tra i vari workspace virtuali e abbattere ore e ore di lavoro (manuale) per la manutenzione.
Coinvolgere più applicativi, anche di terze parti
Si è già fatto cenno al fatto che Atlassian opera con un approccio da piattaforma. Le sue soluzioni software sono complete e pensate per essere utilizzare in modo indipendente, ma fanno comunque parte della stessa piattaforma cloud e sono complementari nella mission di rivoluzionare le modalità di lavoro; per questo, offrono importanti capacità di interazione. La filosofia di automazione collega quindi tutte le soluzioni della suite e permette la creazione di vere e proprie sinergie (es, tra Jira Software, Jira SM e Confluence) che incrementano la produttività dell’ambiente di lavoro.
L'approccio di automazione No Code di Atlassian non si limita alla sua piattaforma. Oggi è infatti possibile automatizzare workflow che coinvolgono strumenti esterni come GitHub, Bitbucket e GitLab, così da massimizzare la produttività dei team interni. Molto interessante, poi, è l'integrazione con tool di collaborazione come Slack o Teams, attività molto utile (ad esempio) per notificare eventi o condividere contenuti con le piattaforme più diffuse. Queste integrazioni si avvalgono dello stesso approccio semplificato visto finora: sono infatti disponibili apposite estensioni e plugin che sollevano l’azienda dalla necessità di realizzare integrazioni ad hoc, con tempi e costi connessi.
Aprendosi all’esterno, e coinvolgendo nativamente anche piattaforme di collaboration dalla diffusione planetaria, il software Atlassian può essere integrato con gli strumenti già disponibili in azienda senza bisogno di sostituire o migrare nulla, cosa che determina svariate conseguenze positive anche in termini di change management.
